Označování e-mailů jako spam (nevyžádaná pošta) je logickou reakcí e-mailových serverů a uživatelů na množství e-mailů, které jim chodí.

Je nutné si uvědomit, že vaš e-mail může být vždy označen jako spam, protože systém ochrany proti spamu je dnes komplexní, složený z mnoha prvků které nemůžete mít pod kontrolou a ani znát jejich nastavení a způsob detekce spamu - můžete se však snažit šanci na označení minimalizovat dodržováním základních pravidel:

Základní prevence v kostce:

  1. Neposílejte nevyžádanou poštu - ano, to je základ - pokud budete posílat e-maily, které vaše čtenáře otravují, tak dříve či později vaše e-maily přestanou být doručovány.
  2. Používejte e-mailové řešení, které dodržuje technická pravidla pro e-mailing, takzvané RFC.

Kdo může označit váš e-mail jako spam?

Váš e-mail může dostat označení jako spam (nebo může být rovnou bez milosti vymazán) na kterémkoliv místě přes které putuje váš e-mail:

  1. E-mailový server přes který e-mail odesíláte (neplatí v případě odesílání přes Benelist či obdobné služby);
  2. Speciální filtrační brány na kontrolu e-mailů např. pronajímané řešení www.virusfree.cz či hardwarové řešení od Barracuda Netowrks (nepříliš rozšířené, zato obvykle účinné);
  3. E-mailový server příjemce (obvykle poskytovatel webhostingu např. www.ignum.cz);
  4. Lokální e-mailový firemní server příjemce v případech, že firma dále stahuje přijaté e-maily ještě na svůj vlastní e-mailový server, např. Exchange;
  5. "Antivirový" program s funkcí kontroly nevyžádané pošty na počítači příjemce, např. www.avg.cz;
  6. E-mailový klient příjemce (Outlook, Thunderbird aj.) s integrovaným spam filtrem;
  7. E-mailový klient příjemce (Outlook, Thunderbird aj.) s doplňkovým spam filtrem, např. www.spamfilter.com.

Každý z těchto prvků používá jiný způsob pro kontrolu pošty v závislosti na výrobci daného software a na konkrétním nastavení u konkrétního příjemce e-mailu.

V zásadě jsou dvě možnosti jak váš e-mail dostane nálepku spam:

  1. Označí jej tak scanovací robot (antispamový filtr) na jednom z výše uvedených sedmi míst - protože váš e-mail má větší počet podobností se spamem
  2. Označí vás tak ručně příjemce e-mailu - protože již podobný e-mail nechce dostávat (a neměl možnost se jednoduše odhlásit)

Pokročilejší antispamové ochrany spolu spolupracují a sdílejí svou databázi e-mailů označených jako spam, tzv. blacklist či spamlist. Jediné označení by nemělo způsobit zařazení vašich e-mailů do této databáze. Pokud se na ni však dostanete, může se stát, že vechny e-mailové servery a antispamové filtry sdílející daný blacklist budou navždy nebo po omezenou dobu (např. 14 či 30 dní):

  1. Označovat (např. měnit předmět) či mazat e-maily stejného či podobného znění;
  2. Označovat či mazat veškeré e-maily odeslané z vaší e-mailové adresy;
  3. Označovat či mazat veškeré e-maily odeslané z vaší domény;
  4. Označovat či mazat veškeré e-maily odeslané z e-mailového serveru, přes který jste poštu odeslali.

Pozor, z blacklistů je často nemožné se dostat zpět!

Jak předcházet tzv. blacklistaci:

Jak bylo uvedeno výše, je mnoho nástrojů které se snaží nevyžádanou poštu odhalit a každý z nich pracuje trošku jinak. Pro doručení svých e-mailů uděláte rozumné maximum při dodržování těchto několika základních doporučení:

Ochrana před označením scanovacím robotem či antispamovým filtrem:

1. Používat vhodný nástroj: 

  • který rozesílá e-maily v textové i v html podobě (pro odběratele se to tváří jako jeden e-mail, ve skutečnosti jde však o dva e-maily v jednom - e-mailový klient odběratele si vybere zda zobrazit HTML nebo textovou variantu)
  • který je provozován na správně nastavených serverech (např. s reverzním DNS záznamem aj.)

2. Posílat vhodný obsah:

  • je vhodné aby e-mail vypadal jako běžný email, tzn. např. neobsahoval pouze jen samé obrázky a žádný text, nebyl prázdný pouze s přílohou, neobsahoval nadměrné množství odkazů či slovíček typu (buy, viagra aj.), nebyl psán celý velkým písmem atp.
  • pomáhá i personalizace - tzn. aby každý e-mail byl trošku jiný - obvykle se používá oslovení.

Zpravidla nejste robotem zařazeni na blacklist pokud neporušíte více pravidel zároveň. Ty nejpokročilejší roboti používají až 200 různých kritérií.

Ochrana před označením příjemcem e-mailu: 

Je potřeba předcházet tomu, aby větší množství vašich odběratelů označilo váš e-mail jako spam:

  1. Posílejte zajímavý obsah (aby čtenáři měli zájem ho číst a necítili se obtěžováni).
  2. Znovu si přečtěte bod 1!
  3. Neposílejte e-maily častěji než je to nutné a vhodné.
  4. Maximálně zjednodušte odhlášení - ideálně na jedno či dvě kliknutí na odhlašovací odkaz na konci každého e-mailu.
  5. Neposílejte nevyžádané e-maily, například na zakoupené databáze, stažené seznamy z internetových katalogů atp. Kromě toho, že by šlo zpravidla o porušení zákona, obtěžujete tím a poškozujete jméno své firmy.

Jak získat nové zákazníky pomocí e-mailingu

V ČR neexistuje prakticky legální možnost jak rozeslat hromadný (ale i třeba jediný) e-mail s nabídkou vašich služeb pokud k tomu nemáte od odběratele souhlas nebo pokud nejde o vašeho zákazníka. Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz) má na svých stránkách dokonce připravený formulář pro nahlášení nevyžádaných obchodních nabídek.

Pokud to přesto chcete risknout a oslovit nové potenciálním zákazníky, můžete spoléhat na rčení "kde není žalobce, není ani soudce". Naše doporučení jsou:

  1. Dobře si rozmyslete, jakému typu zákazníků by vaše nabídka mohla být k užitku (nebo by z ní dokonce měli radost :o)
  2. Vytvořte si vlastní cílenou databázi (jste-li např. dodavatel autodílů tak databázi autoservisů ve vašem okrese) včetně oslovení (alespoň příjmení)
  3. Pošlete co nejstručnější e-mail s personalizovaným oslovením a nabídkou spolupráce. Uveďte co nejstručněji důvody proč jste lepší než jiní dodavatelé. Dobře si rozmyslete předmět e-mailu, jako odesílatele uveďte konkrétní osobu, do e-mailu uveďte telefonický a další kontakt. Prostě pošlete svůj e-mail tak, jako kdybyste psali jedné konkrétní osobě.
  4. A hlavně - nakonec přidejte informaci, že jde o jednorázový email a zároveň poslední, pokud je vaše nabídka nezaujala - pokud

Pokud je váš produkt vhodný pro širokou skupinu firem či osob, doporučujeme využít spíše jiné formy oslovení (SEO, PPC, PR články, billboardy..) a emailing použít pro udržení kontaktu se stávajícími zákazníky či návštěvníky vašeho webu (mohou se sami přihlásit k odběru).

Pokud to dodržíte, máte velkou šanci že si na vás nikdo stěžovat nebude.


Shrnutí

Benelist splňuje všechny nám známé technické předpoklady pro to aby emaily nebyly označeny jako spam.
Úspěšnost doružení však významně ovlivňuje také obsah e-mailu který posíláte - a to je už na vás :)

Pokud potřebujete se svým e-mailingem pomoci, neváhejte nás kontaktovat např. na adrese obchod(zavináč)beneta.cz.